Über die App

msg.Check-In ist eine unkomplizierte und einfach zu bedienende progressive Webanwendung, die es allen Mitarbeiter*innen ermöglicht, selbst zu entscheiden, wann sie ins Büro kommen möchten, ob sie alleine oder zusammen mit ihren Kolleginnen und Kollegen Arbeitsplätze buchen.

Die Anwendung besteht aus den folgenden Hauptfunktionen:

Arbeitsplatzmanagement

Die App verfügt über eine Datenbank mit Informationen zu allen Gebäuden/Gebäudeausstattungen/Etagen/Räumen/Orten (einschließlich Karten) – 2D-Raum- und Ortsplan;
Die App verfügt über eine Datenbank mit Informationen zu allen Parkplätzen/Parkeinrichtungen/Etagen (wenn die Funktion von der/vom Systemadministrator*in aktiviert wurde);
Gebäudeadministrator*innen können sowohl Arbeitsplätze in Räumen aktivieren/deaktivieren (z.B. um sicherzustellen, dass aufgrund von Covid-19-Bedenken genügend Abstand zwischen den Plätzen vorhanden ist), als auch Parkplätze;
Gebäudeadministrator*innen können die Ausstattung an jedem Arbeitsplatz oder Parkplatz beschreiben;
Gebäudeadministrator*innen können die maximale Check-in-Dauer und den maximalen Check-in-Zeitraum in der Zukunft festlegen (z.B. können Check-ins nur 14 Tage im Voraus erstellt werden);
Gebäudeadministratorinnen können die Bestätigungsfunktion auf Gebäudeebene / Parken aktivieren, wodurch die/der Endbenutzerin ihre/seine Check-Ins validieren muss, um den gebuchten Arbeitsplatz nicht zu verlieren;
Gebäudeadministrator*innen können für ein Gebäude eine Zeitzone festlegen, sodass alle durchgeführten Check-ins eine bestimmte Zeitzone berücksichtigen. Für bereits erstellte Gebäude ist die Standardzeitzone auf CET eingestellt;
Gebäudeadministrator*innen können auch eine anonymisierte Statistik über die täglich belegten Sitzplätze in ihrem eigenen Gebäude abrufen, um sicherzustellen, dass die Facility Manager über die richtigen Informationen verfügen, um diese Arbeitsplätze reinigen/desinfizieren können, damit die Büroräume so sauber und sicher wie möglich sind;
Die/der Gebäudeadministratorin kann auf Gebäudeebene verschiedene Statistiken sehen, um datengesteuerte Entscheidungen bezüglich der Platzzuweisung und Benutzerfreundlichkeit zu treffen (wenn diese Funktion von der/vom System-Administratorin aktiviert wurde);

Check-In-Funktionalität

Mitarbeiter*innen können ein Gebäude als Favorit markieren, so dass es in der Liste der verfügbaren Gebäude als erstes angezeigt wird (das Herzsymbol in der rechten oberen Ecke der Gebäudekarte);
Mitarbeiter*innen können einchecken und einen freien Platz in einem Büro belegen. Darüber hinaus können sie auch einen freien Parkplatz reservieren (wenn die Funktion von der/vom Systemadministratorin aktiviert wurde);
Durch die Auswahl eines Ortes können die Mitarbeiter*innen die dort verfügbare Standard- und Zusatzausstattung sehen, um eine bessere Entscheidung treffen zu können;
Mitarbeiter*innen können täglich neu am Arbeitsplatz einchecken;
Mitarbeiter*innen können wählen, ob sie tagsüber oder nachts einchecken möchten;
Um den belegten Arbeitsplatz nicht zu verlieren, müssen die Mitarbeiterinnen möglicherweise ihre Check-Ins 30 Minuten nach Beginn der Buchung validieren - nur wenn die/der Gebäudeadministratorin die Einstellung aktiviert;
Die Funktion Erneut buchen verkürzt den Check-in-Prozess;
Benutzer*innen können wählen, ob sie ein Standard-Check-in-Zeitintervall über das "Check-In"-Menü beim ersten Check-in oder später durch Zugriff auf den Abschnitt "Mein Profil" festlegen möchten;
Mitarbeiter*innen können ihre zukünftigen und vergangenen Check-ins auf der Homepage und in ihrem eigenen Kalender sehen;
Unter Heutige Aktivität kann jede/r Mitarbeiter*in alle ihre/seine Check-Ins vom heutigen Tag sehen und spezifische Änderungen vornehmen, wie zum Beispiel: Check-In bestätigen (wenn die Bestätigungsfunktion aktiviert ist), Parkplatz hinzufügen (wenn die Funktion aktiviert wurde) oder einfach die Check-ins löschen;
Benutzer*innen können eine Anmeldung bearbeiten, die Teil der Heutigen Aktivität oder der zukünftigen Anmeldungen ist, indem sie ihren Ort oder ihr Zeitintervall ändern;
Mitarbeiterinnen können die Check-ins der Kolleginnen, denen sie folgen, aber auch die Check-ins ihrer Teamkolleg*innen sehen, indem sie über den Community-Tab auf den "Social Calendar" zugreifen (falls die Funktion von der/vom Systemadministrator‘in aktiviert wurde);
Mitarbeiter*innen haben die Möglichkeit, wiederkehrende Check-Ins für Büroplätze zu erstellen. Die Anzahl der Wochen, für die ein wiederkehrender Check-in erstellt werden kann, wird von der Gebäudeverwaltung festgelegt und kann zwischen 1 und 4 Wochen liegen;
Mitarbeiter*innen können die Sichtbarkeit ihrer Check-Ins einschränken und wählen, ob sie ihre Profil-Informationen (Foto und Name) mit anderen teilen möchten, indem sie auf das Einstellungsmenü zugreifen und die entsprechende Einstellung unter "Profilsichtbarkeit" vornehmen;
Die Mitarbeiter*innen können einen Erholungs- oder Cafeteriaplatz buchen (allein oder mit dem Team), (falls dies vom Gebäudeverwalter freigegeben wurde);
Benutzer*innen mit der Rolle des Rezeptionsadministrators können Check-ins für Gäste erstellen und somit Plätze für Personen ohne aktiven Mitarbeiterbenutzer und -konto zu reservieren.

Team- und Follower-Support

Mitarbeiter*innen können „Teams“ (Projektteams oder Interessengruppen) bilden und Team-Check-ins durchführen;
Mitarbeiter*innen werden benachrichtigt (per E-Mail und/oder Benachrichtigung, je nach Benutzerpräferenzen), wenn jemand sie zu einem Team hinzufügen möchte. Sie haben dann die Möglichkeit, die Anfrage anzunehmen oder abzulehnen;
Mitarbeiter*innen haben jederzeit die Möglichkeit, ein Team zu verlassen;
Teammitglieder können – nach Bestätigung des Teambeitritts – den Status der anderen Teammitglieder im Abschnitt „Community“ der App einsehen und gemeinsam mit ihnen einchecken;
Mitarbeiterinnen können anderen Mitarbeiterinnen „folgen“, um zu sehen, wann sie ins Büro kommen (z. B., damit Mittagessensgemeinschaften an denselben Tagen ins Büro kommen können);
Jede/r Mitarbeiterin hat die Möglichkeit, eine „Folgen“-Anfrage anzunehmen oder abzulehnen. Darüber hinaus kann die/der Benutzerin zuvor bestätigte Follower jederzeit entfernen;
Follower können den Status der folgenden Kolleg*innen im Abschnitt „Kontakte“ der App erst einsehen, nachdem sie deren Anfrage angenommen haben;
Benutzerinnen können eine gesendete Folgeanfrage oder eine/einen Kollegin, die/der sich bereits in der Folgeliste befindet, jederzeit löschen.
Benutzer_innen mit der Rolle des Rezeptionsadministrators können auch Gästeprofile erstellen, die das Gästeteam des Benutzers bilden. Der Rezeptionsadministrator kann für seine Gäste einen Teamcheck-in erstellen.

Berichtsfunktionalität

Die Rolle einer/eines Reportingadministratorsin kann bestimmten Mitarbeiterinnen zugewiesen werden;
Diese Rolle gewährleistet im Falle einer epidemiologischen Untersuchung einen Überblick, wer/wann im Büro anwesend war;
Auf der Registerkarte Statistiken (falls die Funktionalität von der/vom Systemadministratorin aktiviert wurde) kann die/der Gebäude- und Reportingadministrator*in eine Reihe von Grafiken mit relevanten statistischen Daten zu bestimmten Gebäuden sehen, die ihr/ihm bei der datengestützten Entscheidung helfen können.

Für die Mitarbeiter*innen, die sich zum ersten Mal in die msg.Check-In-App einloggen, wird ein "Willkommensbildschirm" angezeigt. Dieser wird auch nach einem Login angezeigt, falls es zu Änderungen in der App gekommen ist.

Willkommensbildschirm - Dieser Bildschirm informiert Benutzerinnen über die persönlichen Kontoeinstellungen, z. B. über das Aktivieren von Push-/E-Mail-Benachrichtigungen oder die Profilsichtbarkeit. Um diesen Bildschirm zu verlassen und auf die Anwendung zuzugreifen, müssen die Benutzerinnen vorab die Allgemeinen Geschäftsbedingungen akzeptieren.
Neuigkeiten - Die Benutzerinnen werden jedes Mal informiert, wenn Änderungen in der Anwendung auftreten. Mit den kleinen Kreisen oder der Schaltfläche „Weiter“ kann die/der Benutzerin die Nachrichten lesen und zwischen ihnen navigieren. Nachrichten können ignoriert werden, indem die/der Benutzer*in entweder auf die Schaltfläche „Überspringen“ oder die Schaltfläche „Weiter“ zur App oder auf das X-Symbol oben rechts im Dialogfeld drückt.